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Allgemeines

Warum müssen Publikationen in Evaluna eingegeben werden?

Es wird angestrebt, einen Teil der Mittel, die dem Klinikum zufließen, leistungsbezogen zu verteilen. In diese Leistung fließt die Publikationstätigkeit und die Qualität der Lehre ein. Letztlich werden es 20% des gesamten Mittelzuflusses sein, der leistungsbezogen zugeteilt wird. Bei dieser Berechnung konkurrieren die Standorte in NRW gegeneinander. Je besser wir dabei abschneiden, desto mehr Geld fließt uns zu.

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern und Ihnen einen Überblick zu geben, was da auf Sie zukommt, gibt es auch ein Flußdiagramm, das Ihnen die einzelnen Schritte erläutert.

Warum kann die Erfassung der Publikationen nicht zentral erfolgen, so daß nicht in jeder Einrichtung Manpower dazu gebunden werden muß?

Woher sollte ein Außenstehender wissen, was in Ihrem Hause publiziert wurde, und woher sollte er wissen, welche Autoren zu Ihrer Einrichtung gehren? Das sind die Hauptgründe, warum jede Klinik und jedes Institut das selber machen muß.

Planung der Erfassung

Wie kommt man am besten an die zur Eingabe in Evaluna notwendigen Informationen?

Wenn Sie selber publiziert haben, dann kennen Sie Ihre Arbeiten. Wenn Sie nicht zum wissenschaftlichen Personal gehören, lassen Sie sich am besten von allen Oberärzten bzw. Laborleitern Listen mit den erfolgten Publikationen geben und orientieren sich daran. Nur so können Sie kontrollieren, ob Sie alle Publikationen gefunden haben.Wie finde ich alle Publikationen mit dem geringsten Aufwand?Dafür gibt es keine goldene Regel. Es hängt vielmehr von den in Ihrem Hause gebräuchlichen Regeln ab.Wenn Ihr Instituts-/Klinikchef auf allen Publikationen als Coautor erscheint und einen ausgefallenen Namen hat, dann suchen Sie am besten nach ihm. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie nach den Namen der Oberärzte/Laborleiter suchen.

Warum muß man auf mehreren Internet-Seiten arbeiten, um Publikationen in Evaluna einzupflegen?

Das Web of Science (WoS), mit dem die Recherche üblicherweise beginnt, ist eine weltweite Publikationsdatenbank. Dieser entnehmen wir die gesuchten Artikel und speichern sie in einer Datei ab. Diese trägt standardmäßig den Namen savedrecs.txt und repräsentiert ein sogenanntes Importset, also eine Einheit (in Form einer Datei), mit der Sie eine oder mehrere Publikationen übertragen.

Evaluna ist eine Literaturdatenbank, die nur zur Quantifizierung der Leistungsorientierten Mittelvergabe (LOM) dient und nur in NRW und Bayern zum Einsatz kommt. In diese Datenbank werden die im Importset enthaltenen Datei importiert. Bei diesem Import versucht Evaluna einen Abgleich mit Medline, einer weiteren weltweiten Publikationsdatenbank, um von dort zusätzliche Informationen zu bekommen, die im WoS nicht hinterlegt waren.

Wenn Evaluna anbietet, einen Import mit Medline durchzuführen, dann sollte diese Option gewählt werden. Bietet Evaluna nur einen Import ohne Medline an, dann kann man nur diese Option wählen.

Übertragung der Daten in Import-Sets

Wohin auf meinem Rechner wird die Datei savedrecs.txt gespeichert?

Das hängt von Ihrer Browser-Einstellung ab. Bei Firefox (Sie verwenden doch nicht etwa einen anderen Browser, über den ständig neue Sicherheitslcher veröffentlicht werden?) können Sie unter Edit (bei englischer Sprache) oder unter Extras (bei deutscher Sprache) den Punkt Preferences bzw. Einstellungen anwählen. Darunter haben Sie die Möglichkeit, ein festes Verzeichnis (z. B. Downloads) auszuwählen, oder sich bei jedem Download fragen lassen, wohin die Datei gespeichert werden soll.

Falls Sie Firefox aus irgendwelchen Gründen nicht verwenden möchten, können wir auch Opera empfehlen. Dort geht es über Tools, Preferences, Advanced, Downloads.

Warum sieht der Inhalt der Datei savedrecs.txt so durcheinander aus?

Wenn man ihn mit den Werkzeugen eines richtigen Betriebssystems betrachtet, sieht er gar nicht durcheinander aus.

Die Datei savedrecs.txt stammt von einem Rechner mit Unix Betriebssystem, und dort ist es üblich, Textzeilen mit einem Linefeed abzuschließen. Liest man solche Dateien mit den falschen Tools auf dem falschen Betriebssystem ein, die andere Zeichen(-kombinationen) am Zeilenende erwarten, dann knnen solche Dateien nicht ordnungsgemäß dargestellt werden, und es sieht tatsächlich durcheinander aus. Evaluna kann dennoch mit diesem Dateiformat umgehen. Sollten Sie sich diese Dateien wirklich ansehen wollen, geht das z. B. mit dem Editor vi, am besten unter Unix oder Linux.

Import und Bearbeitung in Evaluna

Was bedeutet es, wenn das Icon neben den Publikationen in grau, grün oder rot dargestellt ist?

Die Farben geben einen Überblick über den Bearbeitungszustand:

• Grau deutet darauf hin, daß ein Artikel importiert ist, aber noch keine Autorenzuordnung stattgefunden hat.
• Grün bedeutet, daß mindestens einer der Autoren von Ihrer Klinik / Ihrem Institut beansprucht wird.
• Rot sind Artikel, wenn mindestens ein Autor von einer anderen Klinik / einem anderen Institut, nicht jedoch von Ihrer Klinik / Ihrem Institut beansprucht wird.

Wenn die Erfassung eines Artikels, der zu Ihrer Einrichtung gehrt, abgeschlossen ist, sollte das Icon grün sein.

Ein Autor einer Publikation wird bereits von einer anderen Einrichtung beansprucht, obwohl er (auch?) zu unserer Klinik / unserem Institut gehrt. Was kann man da tun?

Bitte wenden Sie sich an den Evaluna-Support. Wenn dieser Autor fehlerhaft von der anderen Einrichtung beansprucht wird, dann kann er dieser wieder entzogen werden. Tritt der Autor mit beiden Einrichtungen auf, dann kann er dupliziert werden, so daß jede Einrichtung ihr persnliches Exemplar des Autors bekommen kann.

Relevant dabei ist in jedem Fall, was auf dem Paper steht. Ist die Einrichtung dort nicht genannt, darf der Autor auch nicht beansprucht werden. Bei vielen Journals haben wir Online-Zugriff, so daß man sich diese Information direkt am Bildschirm zugänglich machen kann (siehe blaues Aktionsfeld links).

Wie kann ich Artikel importieren, die nicht im Web of Science (WoS) zu finden sind?

Es kann passieren, daß Artikel nicht im WoS gelistet sind. Als Alternative bietet sich dann Medline an.

Für einen Import über Medline loggen Sie sich in Evaluna ein und klicken auf Publikationen. Links im Aktionsfeld gibt es dann einen Punkt Medline-Recherche. Sobald Sie da draufklicken, erscheinen zwei Eingabefelder. Im ersten können Sie z. B. einen Autornamen und im zweiten ein Publikationsjahr eingeben.

Sollte auch diese Suche zu keinem Resultat führen, können Sie die Publikation nicht importieren. Ein manueller Import ist nicht vorgesehen.

Muß nach der Autorenzuordnung noch etwas gemacht werden, damit der Import abgeschlossen wird?

Nein. In dem Moment, in dem die Autoren zugeordnet sind, sollte der Artikel unter Ihrer Einrichtung auftauchen. Das Importset wird ab diesem Zeitpunkt nicht mehr gebraucht und muß auch nicht gespeichert werden. Es diente nur als Transportbehälter.

Abschluß der Eingabe

Wie kann ich den Status abgeschlossen setzen, wenn ich mit meinen Eingaben fertig bin?

Klicken Sie auf Publikationen und dann auf den Namen Ihrer Einrichtung. Links im Aktionsfeld gibt es einen Punkt "Status für Eingabeperiode setzen - abgeschlossen". Wenn Sie auf diesen Text klicken, wird Ihre Eingabe als abgeschlossen gekennzeichnet.